Comment identifier rapidement les doublons de contacts et d’entreprises dans Sellsy ?
Commencez par des vues dédiées aux doublons en filtrant sur email identique, téléphone identique ou nom d’entreprise similaire. Utilisez la recherche avancée avec variantes de nom et opérateurs de correspondance partielle pour repérer les homonymes. Croisez domaine d’email et raison sociale pour isoler les multi-saisies. Exportez si besoin une liste et contrôlez les paires suspectes par date de création, propriétaire et dernière activité afin de prioriser les fusions sans interrompre le pipeline.
Quelle est la meilleure méthode pour fusionner des fiches en double dans Sellsy sans perdre d’historique ?
Avant de fusionner, définissez une fiche maîtresse selon la fraîcheur des données, la complétude des champs et l’existence d’opportunités actives. Lors de la fusion, conservez systématiquement l’historique d’emails, tâches, devis et factures rattachés. Uniformisez les champs clés (email, téléphone, fonction) et gardez la source la plus fiable. Après consolidation, vérifiez les liens vers opportunités, abonnements et documents pour éviter les orphelins, puis notifiez le propriétaire en cas de changements critiques.
Comment standardiser les emails et numéros de téléphone dans Sellsy pour éviter les doublons ?
Mettez en place des règles de normalisation à l’entrée. Pour l’email, appliquez la minuscule, supprimez les espaces et refusez les formats invalides. Pour le téléphone, forcez l’indicatif pays (+33, +32…), le format E.164 et éliminez les caractères superflus. Ajoutez des masques de saisie et des listes déroulantes pour pays et type de ligne. Un script d’hygiène périodique qui recalcule ces formats minimise les doublons, améliore la joignabilité et fiabilise le reporting.
Quelles règles de validation mettre en place dans Sellsy pour empêcher la création de doublons ?
Bloquez la création si email déjà existant au même contact ou si domaine + nom d’entreprise correspondent. Rendez email ou téléphone obligatoires aux étapes clefs. Utilisez des alertes de similarité sur raison sociale, SIREN/VAT, domaine web et code postal. Côté opportunités, interdisez la duplication ouverte sur un même compte et produit. Enfin, appliquez des règles d’assignation centralisées pour éviter les multi-saisies parallèles par plusieurs commerciaux.
Comment nettoyer les champs vides, obsolètes ou incohérents en masse dans Sellsy ?
Créez des vues qualité qui listent champs vides essentiels (fonction, secteur, taille), valeurs obsolètes ou formats non conformes. Exploitez l’édition en masse et des modèles de correction pour harmoniser segments, pays, langues et statuts. Remplacez les valeurs fourre-tout par des listes contrôlées. Programmez une revue mensuelle d’hygiène avec tableau de bord des champs critiques complétés. Documentez les standards de saisie afin que la base reste propre après le nettoyage.
Peut-on dédupliquer les opportunités et les devis dans Sellsy, pas seulement les contacts ?
Mettez en place des règles qui détectent les opportunités en double sur un même compte lorsque produit, montant proche et échéance coïncident. Pour les devis, alertez si un document actif existe déjà sur la même opportunité ou si un numéro est réutilisé. Centralisez la fusion au niveau du compte pour rattacher toutes les activités et documents. Une vue Risque de doublon croisant étape, montant et propriétaire aide à trier rapidement.
Quelles bonnes pratiques d’import CSV pour éviter les doublons lors d’une mise à jour de base Sellsy ?
Avant l’import CSV, nettoyez le fichier : emails en minuscule, téléphones en E.164, pays normalisés. Utilisez une clé de déduplication fiable (ID interne, email, SIREN/VAT pour entreprises). Préférez le mode mise à jour avec matching sur la clé plutôt que la création brute. Testez un lot pilote et vérifiez les logs d’import. Conservez un backup et un mapping de champs documenté. Après import, exécutez une vue contrôle pour repérer anomalies et doublons résiduels.
Existe-t-il des automatisations ou alertes dans Sellsy pour signaler les doublons à la création ?
Des alertes de doublons peuvent être configurées dans Sellsy pour bloquer ou avertir lors de la création si un email, un téléphone ou un domaine existe déjà. Activez les règles de validation, imposez l’email en obligatoire et affichez un message de similarité sur la raison sociale. Pour les entreprises, combinez SIREN/VAT, site web et code postal. Un rapport qualité hebdomadaire complète le dispositif en listant les fiches suspects créées récemment.
Comment gérer les contacts avec plusieurs emails ou numéros et garder une fiche propre dans Sellsy ?
Centralisez chaque personne sur une fiche contact avec email principal et emails secondaires, téléphone direct et mobile séparés. Normalisez en E.164 pour les numéros et mettez les domaines pros en priorité. Utilisez des libellés clairs : pro, perso, support. Documentez dans la note contact le canal préféré. Évitez les doublons de personnes pour chaque variation d’email, et reliez les adresses supplémentaires via des champs personnalisés plutôt que de créer de nouvelles fiches.
Faut-il archiver ou supprimer les doublons dans Sellsy pour ne pas fausser les rapports ?
La bonne pratique consiste à fusionner puis archiver les entrées résiduelles, rarement à supprimer. La fusion préserve l’historique (emails, opportunités, devis, factures) tout en consolidant la fiche maîtresse. Après vérification, archivez ce qui reste pour ne pas polluer les rapports et garder une traçabilité. Réservez la suppression aux erreurs manifestes (tests, faux contacts) après sauvegarde. Contrôlez ensuite les liens vers opportunités et abonnements pour éviter les données orphelines.
Quelles conventions de nommage adopter pour les entreprises afin d’éviter les variations et doublons ?
Adoptez un naming standard : Raison sociale officielle (sans forme juridique), puis ville si plusieurs sites, par exemple « Acme — Paris ». Interdisez les variantes marketing et sigles non officiels. Stockez SIREN/VAT et domaine web comme identifiants uniques. Utilisez des listes contrôlées pour secteur, pays et langue. Consignez ces règles dans un guide de saisie et ajoutez une validation qui alerte en cas de correspondance partielle sur nom + domaine.
Comment nettoyer les champs produits, tags et sources pour fiabiliser les reportings Sellsy ?
Remplacez les valeurs libres par des listes de sélection : produits/offres normalisés, tags utiles et non redondants, sources alignées à vos canaux (SEO, Google Ads, Référent, Salon). Mappez les UTM vers une source et une campagne standards. Supprimez ou fusionnez les tags trop proches, interdisez « Autre » sans commentaire, et corrigez en édition de masse. Un dictionnaire de données maintenu par un propriétaire évite la dérive et sécurise le reporting.
Quelles étapes de contrôle mensuel mettre en place pour maintenir une base Sellsy propre et des rapports fiables ?
Planifiez une revue mensuelle d’hygiène : rapport de doublons, champs obligatoires manquants, formats non conformes, opportunités sans activité depuis X jours. Passez en édition de masse pour corriger pays, secteur, propriétaires et sources. Auditez la cohérence des produits, tags et devis liés. Échantillonnez 20 fiches pour un QA manuel. Mettez à jour le guide de saisie, communiquez les indicateurs qualité et ajustez les règles de validation si besoin.